بايگان

نرم افزار بایگان جهت ثبت و نگهداری داخلی و مراسلات خارجی یک سازمان بکار میرود .
وظیفه اصلی این نرم افزار حفظ و نگهداری .همچنین دسته بندی و در دسترس قراردادن اطلاعات مربوط به مراسلات داخلی و خارجی سازمان مشخصی است که در حال استفاده از نرم افزار میباشد. از دیگر مشخصات این نرم افزار میتوان به دسته بندی مراسلات از دو منظر یکی ، نوع و محل سازمان مرسوله که هر کدام می تواند تا چند زیر شاخه را نیز در بر بگیرند نام برد که کمک بزرگی به تنوع دسته بندی مراسلات میکند و از دیگری خاصیت نگهداری تصویر نامه ها و مراسلات و یا هر سند دیگری است که در بخشی از سازمان بایگانی میگردد .
در نظر گرفتن امکان جستجو در تمام گزینه های اطلاعاتی که وارد میگردد به کاربران کمک شایانی در سرعت عمل داشتن برای رسیدن به سند مورد نظر جهت انجام امور روزمره می کند و باعث بالا رفتن بازده کاری پرسنل میگردد .
از مشخصات خاص این نرم افزار می توان از ارجاعات از یک واحد سازمانی به واحد سازمانی دیگر و امکان پرینت گرفتن متن و لیست ارجاعات نام برد .
این نرم افزار تحت شبکه طراحی گردیده و از نظر تعداد کاربران محدودیتی ندارد ، این گزینه به کاربران کمک میکند که عملاً بایگانی از محل مشخصی در سازمان به تمام مجموعه و در دسترس تمام پرسنلی که از نظر مدیریت مجاز به دست یافتن به اطلاعات بایگانی باشند قرار میگیرد .